新卒採用
NEW GRADUATE
業界初「アウトソーシング事務長『Mr.歯科事務長』『クリニックマネジャー』」は、サービス開始から10年を迎えました。
この間、歯科や医科、またその周辺のビジネス経験を持った即戦力の先輩方が、真摯な現場仕事でお客様の信用を勝ち得るとともに、幅広い業務をノウハウとして整理してきました。
こうした取り組みが積み重なり、企業として次のステージを拓くための土台が出来上がりました。
そこで2022年から「新卒・第二新卒」の皆さんをお迎えし、さらなる業界への貢献、そして使命実現に向けて次なる発展繁栄を実現していきたいと考えています。
MOCALでは単なる「作業員」や「労働力」を求めていません。
私たちは「共に、人生の目的と使命を果たしていく同志」、「仕事を通じて、自分を磨き高め、社会のお役に立ちたい」という考え方に賛同し、共に道を歩む仲間を求めています。
本格的な人生のスタートを、私たちと一緒に始めませんか?まずは「体験入社」からご参加ください。
雇用形態 | 正社員 |
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給与 | 年俸制 新卒:325万円~ (賞与含む) |
諸手当 | 通勤手当 |
給与改定 | 年1回(11月) 個人及び会社業績により決定 |
賞与 | 決算期に業績賞与あり(事務長職のみ対象) |
勤務時間 | 9:00〜17:30(但し、顧客対応により変動) |
休日 ・ 休暇 | 週休2日制(土日・祝祭日)、夏季休暇(8月お盆時期1週間)、年末年始(12月29日〜1月3日)、創立記念日(11/1)、新生の日(12/20)、立志の日(7/7) |
福利厚生 | 健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険、介護保険 |
業務内容 | 歯科・医科クリニックの非常勤事務長として、マーケティング/人事・労務/総務の各種業務の代行を行います。 |
勤務場所 | 所属オフィス周辺エリアのクライアント医院(東京・大阪・札幌・名古屋から公共交通機関で2時間以内目安。※2時間を超える遠方への出張をしていただく場合もあります) |
応募条件 | 大卒以上 企業理念、事業コンセプトに共感し、成長のために誠実に努力できる方 |
試用期間 | 3ヶ月(期間中、条件の変更はありません) |
1日体験入社を実施しています。お気軽にご参加ください。
エントリーフォームからご応募ください。
応募書類到着後3日程度で選考結果をご連絡します。
ご来社いただき採用担当者による面接を行います。
ご来社いただき役員面接を行います。
面接後、1週間程度で選考結果をご連絡します。入社日を決定します。
入社への理解を深め、新社会人を迎える前の準備研修を行います。
ご入社おめでとうございます!
新卒から入社後、どのような教育や指導を受けて一人前を目指していくのか。
実際に新卒から入社したメンバーに、毎月の取組をレポートしてもらいます。入社後のイメージを掴みたい方に、リアルな声をご紹介します。
塚谷 太志(2022年4月入社)
学生時代部活やサークル活動に参加し、みんなで目標に向かって努力する大切さを学んできました。
会社見学の際に、MOCALで1年に1回開催されている「Mr.歯科事務長アワード」に参加させていただきました。先輩の皆さんがお客様のために真剣に取り組む姿勢を目の当たりにするとともに、経営理念が会社全体に浸透している点に強く魅力と感じ入社を決意いたしました。
趣味食べ歩きが好きです。
特技小学校からバスケットボールをしていたので、バスケットボールが得意です。(運動全般好きです!)
心掛けていること「何事にもオンオフをしっかり持つこと」です。
4月
— April —
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入社して1ヶ月が経過し、右も左も分からない私に対してコミュニケーションを取ってくださったり、親切に教えてくださったり、入社式当日に感じていた不安や緊張は解消されました。
企業見学で感じていた雰囲気よりも、むしろ良い意味でギャップが全くない会社だと改めて感じています。
入社1か月目では、MOCALの経営理念、サービスの魅力や価値、各サービスプランの概要、事務長のルーティン、ビジネスマナーなど多くの座学研修を受講しました。
座学研修では、覚えることも多くありますが、「会社やサービスに込められた想いや考え方」を重点的に学ばせていただきました。
どういう思いでMOCALやサービスが誕生したのか、どのような経緯で事業が成長してきたのか、現在どういう課題意識を持ち、お客様に価値を提供しているのかなどを知ることで、これからの仕事のあり方が全然違うものになると実感いたしました。
私がこれからお客様とお仕事をする際に、目的や方向性を見失わないための「MOCALマインド」を最初に学ばせていただき、とても充実した1ヶ月でした。
レポートをお読みの学生のみなさん、就職活動お疲れ様です。
現在、自己分析や企業研究など多くの会社を見ながら活動されていると思います。
私自身、就職活動を終了したのが人より遅めではありましたが、妥協せず自分が納得するまで続けることができたので、こうしてMOCALに入社することできました。
「こんな会社でいいかな」と思って終わるのではなく、「この会社で働きたい」と思える会社に出会えるまで、就職活動をしてほしいと思います。
私が様々な会社の説明会やお話しをお聞きして思ったことは、MOCALのように「思いや考え方を大切にされ、その思いが会社のみなさんに浸透しているところ」は他にはないということです。
HPから弊社の理念や考え方に共感していただけましたら、企業見学に是非参加していただきたいと思います。
新卒での就職活動は、人生の中で一度きりであるので、どうか後悔のないように頑張ってください。就職活動応援しております。
入社式
入社式
入社式当時に歓迎会を開催
外部のビジネス基本研修を3日間受講し、新社会人としての基礎的な知識を学習
社内の教育プログラムに則り、先輩がOFFJTを実施
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5月
— May —
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入社して約2ヶ月が経ちました。5月から先輩が担当するお客様先に同行訪問を開始しました。お仕事として院長先生とお会いするため緊張はありましたが、多くの先輩事務長が優しく教えてくださり、不安もなく同行訪問させていただきました。
同行訪問で感じたことは、どの医院様でも院長先生が一番のプレイヤーであり、経営者であられるため診療などとても忙しいということです。
そこで事務長がサポートすることで、「医院で最も価値のある院長先生のお時間を増やせること」を実感いたしました。先生がいつも手が回らない総務やマネジメントを代わりに行うことで、時間を増やすことにも繋がりますし、医院の発展にも繋がると思います。そこに事務長サービスの価値を感じていただけますし、欠かせない存在であると学ばせていただきました。
また、ご依頼いただいた業務に取り組むだけではなく、何かご質問をいただいたときに、提案できる事務長が先生にとって必要な存在であると実感いたしました。スタッフの方々には言えない経営の悩みなど持っておられるときに、事務長が親身にお聞きしたり、多くの選択肢を持ってご提案することで、喜んでいただけることを実感いたしました。
はじめてのお客様同行。P歯科様は女性の院長先生
チームリーダーや先輩が個別に業界知識をレクチャー
歯科医師向けに開催しているセミナーの受付補助を担当
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6月
— Jun —
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入社して3ヶ月目が終了しました。
6月は5月に引き続き、チーム内で先輩事務長の同行訪問をさせていただきながら、医院様のタスクや研修課題に取り組みました。
数日かけて行うタスクを任せていただくようになり、先輩事務長に中間報告をしながら、時間管理・タスク管理をすることが難しく、自分にとってすぐに出来ないことがほとんどでしたが、色んな先輩事務長がアドバイスをしてくださり、なんとか対応できるようになっていきました。
MOCALは自宅から担当医院まで直行直帰されている方々がほとんどですが、その中でもオフィスに立ち寄ってくださったり、訪問後にフィードバックしてくださったり、「何かあればいつでもご連絡ください!」とメール等で励ましていただくことが多くありました。
3ヶ月の試用期間を無事終了できたのは、お忙しい中多くのご助力をくださる先輩事務長のおかげであり、日々支えられているなぁと実感しています。
入社してから制作物や調査系のタスクなど出来ることが増え成長できていると感じていますが、目の前のことに集中し目的を見失ってしまったり、まだまだミスがあります。
現状に満足せず少しでも早く自立できるよう努力精進していこうと思います。
5~6月時点では...
を主に行っています。
全員帰社日の情報交流会で「理想の歯科医院経営」をチームで検討
お客様先で掲示物の制作と掲示作業を担当
「チーム個別トラッキング」で先輩の担当医院のサポート状況を学ぶ
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7月
— July —
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入社して4ヶ月目が終了しました。
4ヶ月目は、サービス立ち上げ10周年記念パーティーへの参加や、自分のチーム外の先輩たちの同行、合同企業説明会への参加など多くのことを経験させていただきました。
記念パーティーでは、会社が違うからコミュニケーションを取らないというわけではなく、会社の垣根を越えて、美味しいご飯を囲みながら和気あいあいとお話をしていました。また理念のために一生懸命仕事をする同志として、励まし合ったり、鼓舞し合ったりなど、グループ全体の結束力がとても高いなあと改めて感じました。
4ヶ月目で特に感じたことは事務長の仕事は「やりがいをとても感じられる」ということです。
就活生の皆さんの中にはやりがいが無くても、仕事を続けたり、頑張れる方もいるかもしれませんが、私はやりがいを感じることが出来なかったら、「頑張れる原動力」が弱くなってしまうと就活生の時に感じていました。自分のために頑張ることも大切ですが、お客様のために一生懸命取り組んで直接感謝をもらえると、もっと頑張ろうという気持ちになると思います。
私がH歯科様に行かせていただいたときに、院長先生は、「自分はアイディアがたくさん出るけど、それをどう具体的に表現していいか分からなかったので、そのアイディアを表現してくれる事務長に助かっています。」とおっしゃっていました。
また、P歯科様では「私はマネジメントや、スタッフに何か伝えることが苦手だから、この規模になって面談やMTGなどをしてくれて助かっています。」とおっしゃっていました。
こういったお言葉を院長先生から直接いただけるMOCALの仕事はやりがいに溢れていると同行訪問の中で感じました。
4ヶ月目は先輩から新しい分野の業務も教えていただき、経験の幅も広がってきました。自分が苦手とする分野も、丁寧に仕事の進め方や気を付けるべきことなど教えていただいています。
始めの頃は事務長の仕事のイメージが出来ませんでしたが、同行訪問や丁寧な社内教育で、段々と仕事の流れなどイメージできているので、なんとなくイメージしにくいなと思っている就活生の皆さんは安心してください!
新しく取り組んだことや印象的だった仕事を一部ご紹介します。
元々採用業務には興味があったのですが、採用業務は求職者側をイメージすることが大切であることを学びました。
例えば、歯科衛生士さんを採用したいときに、求職者さんの年齢や希望勤務時間を見て、「あ、子供の送り迎えなのかな」と想像したりすることで、反応があった時に、その人に合ったスカウトメッセージなどを送れることを学びました。
私たちのお客様である歯科医院ではPCが苦手なスタッフさんが多く、患者さん番号や治療費など、手書きで書いている場合が多いようです。こうした作業効率化の一環で、PC操作が苦手なスタッフさんでも簡単に入力できるように、Excelを使って計算式やリストを設定しました。
母校で行われた「就職説明会」に運営サポートとして参加しました。
23卒の方と24卒の方へのアプローチの仕方を考えることが大切であると感じました。
就活を始める前なのか、結構就活を進めているのかという背景によって、話す内容や流れを意識することがとても勉強になりました。
1つ1つの仕事の意味や目的を考える意識を先輩方に常に教えてもらい、作業ではなく、価値ある仕事として取り組めますし、段々と点と点で行っていた仕事が“線”で繋がっていて、全体像が見えてきているので、とても楽しく仕事が出来ています!
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8月
— August —
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8月の帰社日にインターン生をお迎えし、様々なご質問をいただきながら交流しました。就活の時期に悩んでいたことや、MOCALに入社を決めたきっかけなど自分の初心を振り返ることができ、貴重な体験となりました。
また、インターン生に事務長が実際に行っているタスクの一部をワークとして、体験していただきました。仮に自分が3年生・4年生の時にワークを取り組んでいたら、思いつかないようなこともインターン生の皆さんはアイデアが豊富で、すごいなあと感心しました。その中で、インターン生から進め方などのご質問にも少しアドバイスできたのは、4月から先輩事務長に、色々教えていただいたおかげであると思いますし、MOCALに入社してから少しは成長できたのかなと感じました。
是非MOCALにご興味がある方は、1日体験入社の機会にご参加いただいて、就活に悩んでいることや、入社してからの様子など、なんでもお聞きください。
当日、お話しできるのを楽しみにしています!
8月に取り組んだ業務の一部をご紹介します。
歯の詰め物には様々な種類がありますが、院長先生が知りたい詰め物の価格を調査する業務を取り組みました。他の医院ごとにHPでの記載が違っていたり、必要な情報が載っていない時に、社内資料を見ると、ネットの雑多な情報に比べ、とても分かりやすい説明資料が出てきたので、MOCALの智慧やノウハウは改めて凄いなと感じました。
これからはネットでの検索と、社内での資料の活用を上手く分けながら業務に取り組んでいきたいと思います。
医院様の収入や支出、経費などのお金の管理や経営管理をされている先輩事務長からご指示いただき、数値をExcel内に入力する業務を取り組みました。
数値入力業務は細かく、特にお金や給与関係においてミスはしてはいけないので、見直しを徹底的に行いました。
私は数値入力のタスクでミスをしてしまうことが多かったので、自分を疑いながら3回ほど見直しの仕方を変えたり、時間を空けつつ、取り組み無事提出することができました。
最初は、時間内に終わらすことも大切ですが、早さよりも正確さ・質の高さを意識して業務に取り組んでいきたいと思います。
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9月
— September —
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9月は自チームの先輩事務長を中心に、複数のクライアント医院様に同行訪問させていただきました。
6ヶ月目ということもあり、院長先生とのお打合せから始まり、実際に業務を行い、そしてご報告するという全体の流れが段々と見えてきました。
入社当初に比べると、
「先輩事務長は院長先生とどうコミュニケーションしているのか」
「この仕事は何に・誰に関係しているのか」など、
考えられるようになり、自分のやるべきことが少しずつ分かってきました。
特に5月からポップやリーフレットなどの制作物の業務を多く行ってきたので、制作物中心の同行では2〜3個まとめて指示をもらうことがあっても、自分で時間やタスクの管理ができ始めていると思います。
まだまだ、自分一人で仕事が完結できない状況ですが、同行に行かせていただいた時は、「自分だったらどうするか」という意識を持って取り組んでいきたいと思います。
今回で6ヶ月分のレポートを書いてきましたが、これを読んでくださっている皆さんにとって、MOCALの仕事のイメージが少しでも持っていただければ嬉しく思います!
9月に取り組んだ業務の一部をご紹介します。
7月にExcelで簡単に入力できるためにフォーマットを作成しましたが、PCが苦手なスタッフ様にも使ってもらえるように先輩事務長が促してくださり、今月の同行で入力方法を説明しました。
マニュアルを作成したり、作業の手順を説明しましたが、仕事を誰かに教えることは難しく、相手の立場に立って簡潔に分かりやすく説明しないといけないと感じました。
年齢や住みなど医院の条件に合った求職者を検索し、今回2名にスカウトメッセージを送信しました。
求職者のプロフィールを拝見したり、医院の特徴を分かりやすくまとめて、送信しました。求職者は多くの採用担当の方からスカウトが送られていると思いますので、テンプレートの文章にならないように工夫の仕方を教えていただきながら作成しました。
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10月
— October —
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10月7・8日に開催されたMr.歯科事務長アワードという年に1回の発表会の中で、私はまだ医院を担当していないので、研修の一環として自社サービス「Mr.歯科事務長」のサービスプレゼンを行いました。
お客様である院長先生の前で発表するという想定で、7分間を使い、Mr.歯科事務長サービスが誕生した理由、サービスの魅力、サービスを利用する価値について発表しました。
MOCALでは事前準備がよい仕事の基本であると教えてもらっています。取り組んでみて、7分という発表時間に対する準備時間のバランスをもっと考えないといけないと感じました。
時間をかければかけるほど、原稿も覚えられますし、発表資料も作り込むことができますが、仕事としてこれから色々な医院に訪問するときに、限られた時間の中でいかに院長先生に満足してもらえるかを意識し続けることが大切であると感じました。
学生の頃に比べて、社会人は納期があったり、時間と成果の関係を考えたりなど、より厳しくなると思います。
色々アドバイスをいただき、成長させてもらえる環境は本当にありがたいなと思います。
10月に取り組んだ業務の一部をご紹介します。
医院同行の際に、スタッフさんの写真を用いて「求人媒体用サムネイル画像」制作に挑戦しました。
元々掲載していた写真もスタッフさんの笑顔の雰囲気もよかったのですが、さらに求職者の目につくように、PowerPointを用いて、医院の強みや魅力を、短文で挿入した画像を制作しました。
短文で分かりやすく医院の魅力を伝えることに加えて、求職者が何を求めているのかを意識して作成することは難しいなと感じましたが、自分が求職者の立場で具体的にどういう求人を探しているのかを考えてこれからも求人関連の業務に取り組んでいきたいと思います。
院長先生に変わり、新入スタッフさん用の「雇用契約」を作成しました。今回は0からの作成ではなく、すでにあるひな形を使って、基本給や更新日の入力、固定残業代を計算して完成させました。
「雇用契約書」は、雇用主と従業員の中でとても大切な約束をするための資料であるので、絶対に誤字脱字などのミスをしないように、意識して取り組みました。
この業務では「固定残業」と「固定残業代の計算」を学ぶことができました。
一部、先輩事務長に手直ししていただいた部分もあるので、労務関係の知識を学びながら、ミスしないように意識していきたいと思います。
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11月
— November —
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11月にMOCALの期が始まります。私は4月に入社したので12期の途中から働いていることになります。
今回11月にkick off MTGに参加させていただき、会社が何を目指して、どういった組織で、どのようにお客様に貢献していくのか、入社したときよりも理解することができました。
また、今野社長より「もっと業界に貢献していくためには、事務長人材が不足していること」をお聞きしました。
取り組んだことがない・分からない分野でも積極的に先輩事務長にお聞きして、なるべく早く独り立ちしていこうと改めて決意できました。
今足りていない部分の方が多いですが、特に必要なことは、特にヒアリング能力・プランニング能力だと考えています。先輩事務長から仕事を任せていただくときは、先輩事務長が分かりやすく進め方や構成など説明してくださるので、私はミスのないように実行することに意識することができます。
しかし、独り立ちするときには先輩事務長はいないので、1対1で院長先生のお考えをお聞きし、実行に移せるヒアリング能力とプランニング能力をこれからの同行訪問の中で意識して学ばせていただきたいと思います。
11月に取り組んだ業務の一部をご紹介します。
治療期間中に予約をされず来院されていない患者様や、歯のケアを定期的に行うメンテナンスの予約をされていない患者様宛に、予約システムを使って、リマインドメールを毎週月曜日にお送りしています。
直接患者様の携帯に送信されるので、絶対に間違えないように何度も確認しながら進めています。
特に心掛けていることは、自分がミスをしやすいポイントを把握することです。
メモに仕事の進め方・流れだけを書くのではなく、絶対にミスをしてはいけないポイント・自分がミスしやすいポイントを太文字にしたり、色を使ってすぐに見直せるように意識しています。
院長先生のDropBoxの中から、指定された動画をHDDに移動するタスクでした。
動画を移動すること自体難しいことではないのですが、過去に動画をダウンロード中に他の作業をしていると、PCが落ちてしまい、作業中のExcelのデータが消えてしまうことがありました。
毎回何かの作業中には上書き保存をすることが大切ですが、特に動画をダウンロード中はいつも以上に細切れでデータを保存するよう心掛けていました。
過去に失敗したことを何回も繰り返さないように今後も気を付けていきたいと思います。
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12月
— December —
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11月のコラムの中で、院長先生とのお打合せにおいて「ヒアリング能力」と「プランニング能力」が今後の課題であると記載していましたが、12月ではこの2つを特に心掛けて同行しました。
先輩事務長より「最初は仕事のテクニック等ではなく、院長先生がおっしゃる言葉の背景や目的などをしっかり聞く(理解する)ことが大切で、その上で自分ならばどう答えるか?を考え、先輩と違うところや合っていたところ学んでほしい」とアドバイスを頂きました。
振り返ると、聞き方や返し方などの細かい部分、実務を意識してしまっていたことが多かったと思います。まずは「なぜ院長先生は今〇〇をしたいのだろうか」「今後どうなっていきたいのだろうか」などの考えがあってこそ、本当のニーズを捉えることができるということを学ばせていただきました。
先輩同行の際に「自分だったらどうするか」を意識してお打合せ等に同席することで、自分の考えや想定したことと、先輩事務長が実際にその場で対応したことのギャップを認識することができ、段々と先輩事務長が対応されている仕事との繋がりを理解できるようになりました。
12月に取り組んだ業務の一部をご紹介します。
歯科に関する病気(歯周病や歯肉炎)や、それに対する解決策などのブログを毎週2つ投稿しています。
原稿は元々外注してあり、原案があるので、それを基に画像を添付したり、見出しの色や大きさを強調したりなど、見る人の立場になって「見やすさ」を工夫しています。
また医院のHPを見るとき、ほとんどの人はスマートフォンで見ると先輩事務長にアドバイスを頂いたので、スマートフォンで見やすいように行間など意識しています。
お客様医院スタッフの勤怠データ(タイムカード)を抽出し、Excelに出勤時間・退勤時間・時間外労働の時間など入力しました。
こういった労務関連のミスは、スタッフさんから運営側への不信感に繋がりますので、ミスが無いように何度も色々な角度で見直しを行いました。
また、事務長は毎日その医院にいないので、いつもと違う場合は過去の勤怠データや他のスタッフのデータから読み取り、正確に院長先生にご確認することが大切であると感じました。
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1月
— January —
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色々な医院様にOJT研修の同行をする中、継続的に複数回の同行をさせていただく医院様も増えており、任せていただくタスクも段々出てきました。
例えば、「雇用契約書を作る」タスク。まず院長先生から修正・追加する箇所をお聞きして、作成した後、ご報告し社労士の方にも共有します。
さらに、助成金などの申請がある場合は、半年後に雇用契約書を更新し、最後に申請をするために院長先生と社労士の方にリマインドをするなど1つのタスクを取り上げたときに、これだけの繋がりや関わる人への事前連絡など意識することが大切であると学ばせていただいています。
こういった仕事の繋がりを意識しながら、関わる人の仕事が円滑に進むように配慮したり、院長先生がより判断領域に専念できるような「調整役」という事務長の価値が新たに発見できて学びの深い1ヶ月でした。
引き続き様々なタスクがあると思いますが、「何をもって完了とするのか。」という部分を意識して、仕事していきたいと思います。
1月に取り組んだ業務の一部をご紹介します。
同行させていただいた医院様のレセコンを使って、統計分析を行うため、その月の保険診療の割合や、自費・物販の売上などレセコンを見ながら、必要な数値を抽出し、「診療実績集計」をいたしました。
これらの数値は医院の分析を行う上でとても大切な数値なので、実際に集計しているときに桁数などミスをしてしまうと、正確な判断が出来なくなるため、ミスを絶対にしないように心掛けています。
医院の待合室にA3サイズの矯正ポスターを掲示する際に、先輩事務長が事前にアクリル板を購入してくださっていたので、そのポスターがきちんと裏表ずれないようにアクリル板に挟みました。
次回訪問時に患者さまがいらっしゃらないときに、掲示するということを院長先生にもご報告いたしました。
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2月
— February —
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必ず今日終わらせないといけないタスクは何か、どこから取り掛からないといけないのか、などタスクが増えてきたとき、意識できないことが多々ありました。
そんな時に先輩事務長から教えて頂いたことは「なぜやっているのか腹落ちしてから取り掛かることが大切である」ということでした。
実際振り返ってみると、タスクを頼まれたときにすぐ取り掛かるという進め方をしているときは、大体上手くいかず、時間内に終わらないことが多かったと思います。
先輩事務長から教えて頂いたように「なぜこのタスクをやっているのか」「どういったことに繋がるのか」を取り掛かる前に考えた上で、自分なりの優先順位や先生の考える優先順位、その日の訪問時に終わらせないといけないものをこれから意識していきたいと思います。
2月に取り組んだ業務の一部をご紹介します。
医院には多くの資料があります。PDFスキャンすることで、エビデンスを残し、紙媒体は整理・廃棄できます。また、この写真ではプロジェクト活動報告書をスキャンしています。プロジェクト活動は継続的な活動なので、過去どういった取り組みをしていたか、データとして振り返ることが大切であると感じました。
スポンサー契約をしているモトクロス選手のユニフォームやスポーツデンティストのポスターを院長室に 掲示いたしました。先生が非常に大切にされているモトクロス選手の方々のユニフォームなので、より一層 丁重に掲示いたしました。先生がどういったことに関心を持たれているか意識することが大切であると感じます。
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3月
— March —
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昨年の4月に入社してから毎月書いていたコラムですが、今月でもう12回目となりました。
MOCALに興味のある方は、1年目の社員がどういったことをするのか、現場のリアルを知れたのではないかと感じます。1年の締め括りとしてまとめたいと思います。
勉強会や、様々な先輩事務長の訪問に同行し、Mr.歯科事務長サービスの付加価値を“実感”できました。何をするのか?と問われると、分野が多岐に渡り説明することが難しいサービスではありますが、医院の診療以外の分野で「院長先生の時間を生み出す」ことであると思います。
院長先生の時間を生み出すために今日の訪問で何をしないといけないのか、先生が今求めていることは何か、そのニーズに全力で真摯にお応えするからこそ、長く多くの院長先生に満足して頂けていることを、同行を通じて実感しました。
入社して1年が経ちますが、先輩たちと同じようにこの4月から数件のお客様を「同行やアシスタントではなく」単独で担当させていただくことになりました。より近い距離で院長先生をサポートさせて頂くことに嬉しさを感じます。
1人でできるのか不安でしたが、先輩事務長が励ましのメールや、帰社日の際にアドバイスをくださるので、分からないことがあったとき、素直に相談できる環境はありがたいなと感じます。
MOCALマインドを忘れず、院長先生のために何ができるのかという視点で頑張っていきたいと思います。稚拙な文章ではありましたが、毎月読んでくださりありがとうございました。
3月に取り組んだ業務の一部をご紹介します。
新しく入職されるスタッフさんがいる場合、必ず雇用契約書を作成します。今まで同行だったので、先輩事務長が先生への確認や、スタッフさんと読み合わせをされていましたが、4月から単独での訪問になるので、 私が作成し、先生への確認、スタッフさんと読み合せ、社労士さんや給与集計を行う業者の方へ共有するという一連の流れを対応します。
雇用契約書は雇用側と労働者側にとって、とても大切な契約書なので、漏れがないように確認し、その医院でのルールに沿って作成しました。医院によってち違うので、私たちが独自で判断するのではなく、整合性があるか、条件が合っているか、スタッフさんにどう伝えてほしいのかなど先生に確認することが必要であると感じました。
A歯科様では治療が終わった後に、どの詰め物にするか、スタッフさんが患者様に説明する機会があります。
今回、患者様に説明する相手役として一緒にロールプレイングをしました。
歯科業界で働いている私たちはある程度知識がありますが、患者様は全く知識がないので、その患者様が分からないと感じる部分を質問して、ロープレを進めていました。
こういった自分主体ではなく、相手の立場に立って、相手の気持ちを考えることが大切であると実感しました。
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宇佐見 真由(2023年4月入社)
学生時代学生時代は、様々なアルバイトを経験し、より良いサービスや接客を提供しようと心掛け、行動することで、お客様に心から喜んでいただけるということを学びました。
MOCALで1年に1回開催されている「Mr.歯科事務長アワード」参加させていただき、先輩社員の皆さんが、ただ単に実務だけをこなしているのではなく、お客様の心に寄り添い、お客様の理想実現に向けてサポートをされているということを実感でき、本当に一人一人が経営理念のもと仕事を行っているという点に大変魅力を感じ、入社を決意いたしました。
趣味一人カラオケが好きです。
特技極真空手が特技です。小学1年生から中学3年生まで続けていました。
心掛けていること社会人になり、心掛けていることは、「一度言われたことは、次回からできるように努力する」ことです。
4月
— April —
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入社して1ヶ月が経過し、少しずつですが、日々自分自身が社会人の一員へと成長していると感じております。
実際、社会人としての生活は、入社以前に想像していたよりも遥かに難しいものでありました。学生の頃には意識することや、経験することのなかったことに触れ、環境の変化に戸惑うこともありました。
しかし変化に対応しようと思考を巡らせ、工夫をしていく中で、自分自身の成長を実感し、それが日々の原動力となりました。
この1ヶ月間は、座学研修や自主学習を通して、MOCALの経営理念、サービスの魅力や価値、各サービスプランの概要、事務長のルーティン、ビジネスマナーなど、数多くのことを学ばせていただきました。
会社や仕事内容への理解が深まるにつれて、この仕事の難しさを実感し、自分にもいつかできるだろうかと不安に感じることもありました。
しかし、多くの先輩社員の方々が、何度も励ましの言葉くださり、少しずつでも成長して頑張っていきたいと前向きになることができました。
社会人としてのあり方やサービスに込められた思い、Mr.歯科事務長のあり方といった、これから働いていく上で重要な土台となる部分を学ばせていただき、非常に充実した1か月でした。
入社1ヶ月では、まだスタートラインに立ったに過ぎないと思います。今は、ビジネスにおいて基本的な、ホウレンソウなどを完璧にこなすことも、まだまだ時間がかかると感じています。
ただ、毎日の失敗やわずかな成長の積み重ねが、やがて大きな成長をつくるのだと思います。できないことにとらわれてネガティブになるのではなく、今の自分にできることは何かを考え、行動していきたいと思います。
ありがたいことに、私のことを気にかけてくださり、熱心にご指導やアドバイスをしてくださる、たくさんの先輩社員の方々の存在があります。
少しでも、期待をして下さっているということだと思いますし、そうしたことへの恩返しとして、一日でも早く、成長していきたいと感じております。
ただ、近道はないと思っておりますので、焦らず、教えていただいたことを一つ一つ、吸収し、着実に成長していきたいと思っております。
引き続き2ヶ月目も頑張りたいと思います。
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5月
— May —
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入社して、約2カ月が経過し、5月から先輩が担当するお客様先に同行訪問を開始いたしました。
社会人になりたての未熟な自分が、お客様先にご訪問させていただくということに、不安や緊張を感じておりましたが、事前に多くの先輩方が、様々なレクチャーをして下さり、前向きな気持ちで同行訪問をさせていただくことができました。
4月までは座学研修や自主学習を通してMr.歯科事務長の仕事を学んでおりましたが、同行訪問が始まり仕事現場を実際に自分自身の目で見させていただいたことで、これから先自分自身がMr.歯科事務長として働く仕事のイメージや、どのような知識や能力が必要なのかということを学ぶことができ、非常に良い経験になりました。
また先輩事務長の仕事をこなす姿から、Mr.歯科事務長は「孤独な経営者である院長が何でも相談できる、心強いサポーターである」ということを実感いたしました。院長のお悩みや不安・ご要望などに親身に向き合い、院長が本当に必要としているものは何かを考え、アドバイスや選択肢を提供したり、時には二人三脚で実務を実行することで、Mr.歯科事務長サービスの価値を感じて頂けたり、強く必要とされる存在になるのだということを学びました。
取り組んだことや印象的だった仕事を一部ご紹介します。
無料歯科健診を行っている医院様からご依頼いただいたタスクで、無料歯科健診を行っていることを沢山の方に知っていただくために、医院の入り口に貼る掲示物を作成いたしました。
「無料歯科健診 ご予約受付中」の文字を印刷・ラミネートし、はさみやカッターで切り抜きを行いました。細かな作業だったので、丁寧に取り組むことや、これを使う目的などを意識しながら取り組みました。
医院が歯科助手を採用する上で、勤務時間や休暇に対する給与を最適なものとし、しっかりと採用を行っていけるように、付近の歯科医院では勤務時間や休暇に対する給与はどのくらいであるのかを調査し、Excelで他院との比較ができるリストを作成いたしました。
ただ単にリストを作成するだけでなく、リストをご覧になる院長が見やすいリストであるかということを意識することの大切さを学びました。
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6月
— June —
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入社して3ヶ月目が終了いたしました。
6月は5月に引き続き、週に1回~2回ほど先輩事務長の医院様訪問に同行させていただきながら、医院様のタスクや研修課題に取り組みました。
6月は複数回ご訪問させていただいた医院様もあり、少しずつ歯科医院の雰囲気というものに慣れ、程よい緊張感で同行できるようになってきたと感じております。
5~6月の同行では複数の医院様にご訪問させていただきましたが、各医院に違った特色があり、院長はそれぞれに強い思いや、強いこだわりを持っていらっしゃるということを感じました。
そして先輩事務長は、院長の思いやこだわりに寄り添い、医院様オリジナルの成功を与えられるよう日々努力されており、そういった点が単なる事務員との大きな違いであり、『Mr.歯科事務長』の価値であると実感いたしました。
また、6月は医院様の持ち帰りのタスクをいくつか任せていただくようになりました。
タスクを行う際には単純作業としてタスクをこなすのではなく、院長はなぜこのタスクをお願いしているのか、何のために使用するものなのかといった「目的」の部分をしっかりと理解して、タスクを行うことが大切であるということを、先輩事務長から教えていただきました。
自分自身は、まだ目先の作業に意識が向いてしまい、目的を見失ってしまうことがあるので、単純作業とならないよう、適宜目的を意識しながらタスクを進めていきたいと思います。
5~6月時点では
を主に行っています。
取り組んだことや印象的だった仕事を一部ご紹介します。
研修課題として、実際にある医院様を対象にして名刺デザインを一から考えました。対象の医院様のホームページや外観・内観などの写真を参考にして、医院様の雰囲気やイメージに合った名刺になるように、色合いや書体など、一つ一つ工夫して取り組みました。
デザイナーではなく事務長として仕事をするため、完成度は高めつつもどのくらい時間をかけるかということも意識して取り組むことの重要さを学びました。
医療・介護・福祉に特化した求人サイトである『グッピー』に掲載する求人票の下書きを作成いたしました。たくさんの求人票がある中で、どのような文章にすれば求職者さんの目に留まるか、気になると思っていただけるかということを意識して取り組みました。
また先輩事務長からは、医院様が求める人物像を念頭において、求人票を作成することが重要であるということをアドバイスしていただきました。
先輩事務長が担当する医院様にて、所在する市が実施する「無料歯科検診」の指定医院であることを患者様、および周辺にお住まいの方々へ情報発信するため、医院様入り口のガラス面に貼る掲示物を作成、設置しました。
見やすい大きさ、見やすい色合い、医院様のイメージも損なわないよう、そして何よりも患者様に適切な情報が伝わるという、医院様の想いに配慮する大切さを学びました。
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7月
— July —
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入社して4ヶ月目が終了いたしました。
7月も引き続き、週に1~2回ほど先輩事務長の医院様訪問に同行させていただきながら、医院様のタスクや社内のタスクに取り組みました。
4カ月目で感じたことは、事務長として「良い仕事」をするためには、「常に相手をイメージしながら仕事を進めていくことが大切である」ということです。タスクにおいても、コミュニケーションにおいても、自分が「どうしたいか」ではなく、相手は「どうしてほしいのか」とイメージすることで、相手が本当に必要としているものを提供できるのだと思います。
今はまだ、自分視点で、ものごとを考えてしまうことが多いので、「常に相手をイメージしながら仕事を進めていく」という意識をもって、日々の業務にあたっていきたいと感じております。
また7月は、母校で行われた「就職説明会」に運営サポートとして参加させていただきました。
先輩事務長が、就活生に向けて説明しているところを拝見させていただいたり、就活生へのお声がけ、質問対応などを行わせていただきました。
自分自身も学生の頃、そうでしたが、社会人として働くことのイメージがなかなかつかめないといった学生の視点にたって考えると、サービスや企業理念について、就活生が理解できるように、かみ砕いて説明することや、就活生の顔色やリアクションを確認しながら進めていくことが大切であると実感いたしました。
また、就職説明会に参加させていただき、社会人歴4カ月ではありますが、自分自身が就活生だった頃と現在を比べて、学生の頃にはもてなかった視点や、気づけなかったことへの視野が広がっているということを実感することができました。
取り組んだことや印象的だった仕事を一部ご紹介します。
患者さんにお渡しする用の院内新聞の一部を作成させていただきました。診療カレンダーを、月ごとに作成することや、月ごとのイメージに合わせて、イラストを用いて装飾することなどを行いました。
院内新聞は、患者さんも毎月楽しみにしてくださっているものであるとお聞きしたので、装飾は、ぱっと見たときに「おもしろそう!楽しそう!」と思っていただけるように、イラストの配置や組み合わせ方などを工夫して作成いたしました。
動画編集アプリのVLLOを使用して、社内マニュアル用の、撮影用ライトの組み立て方の動画を編集させていただきました。音量の設定や、動画の分割、簡単なテロップいれなどを行いました。動画編集は、ほとんど行ったことがありませんでしたが、VLLOの操作方法は、かなりシンプルで、スムーズに使用することが出来ました。動画編集のスキルは、様々な場面で活かせると思いますので、今後もノウハウを学んでいきたいと思います。
Mr.歯科事務長の「総務・秘書プラン」では、幅広い事務的なお仕事を提供していますが、実際には「どのような業務のニーズが多いのか」ということを調査し、集計いたしました。
カテゴリーとしては、「採用、労務、ツール作成、調査・発注、HPの更新、PC・ネットワーク関係」などがあり、集計してみると、特に、採用やツール作成の業務のニーズが多いということが分かりました。
この業務集計は、新しく入社した方が、スピーディーにお客様にサービスを提供できるよう、社内の教育プログラムに反映するために行ったものです。
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8月
— August —
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入社して5か月目が終了いたしました。
8月はMOCALグループ合同での「暑気払い」(グループ合同パーティー)への参加や来年度新卒者の方々との交流、課題別プランを導入されている医院様への同行訪問など、多くのことを経験させていただいた1か月でした。
グループ合同でのパーティーでは、普段ほとんどお会いすることのないLEC株式会社やGoodHarvest株式会社の皆さんとも、会社の垣根を越えて交流させていただきました。
会社は違いますが、一つの理念のもとMOCALグループ全体として、発展・繁栄していこうという気迫と結束力の高さを感じました。
グループ全体が、大きく発展していこうとしている変革期に立ち会えているということは本当に光栄ですし、改めて自分自身も会社に貢献できる人材へと成長していきたいと感じました。
また8月は、課題別プランを導入されている医院様への同行訪問をさせていただきました。
課題別プランとは、ピンポイントな課題に特化したサポートをするプランで、今回は「カウンセリング担当者育成プラン」を導入されている医院様への同行訪問でした。
スタッフさんが、患者さんへのカウンセリングを想定して行うロールプレイでは、私は患者さん役を担当しました。
このプランの導入を通して、カウンセリングの仕組み化を構築することで、患者さんの治療におけるご希望や不安などのお悩みをしっかりとキャッチできるだけでなく、スタッフさんとドクターの連携がとりやすくなり、診療効率のアップにつながるということを学びました。
課題別プランを導入されている医院様への同行訪問では、幅広い領域をサポートさせていただくオーダーメイドプランとは違った「Mr.歯科事務長」の仕事を学ぶことができ、大変貴重な経験となりました。
取り組んだことや印象的だった仕事を一部ご紹介します。
医療・介護業界に特化した求人サイトである『ジョブメドレー』を使い、年齢やお住まいなど医院にあった条件の求職者を探し、スカウトメッセージをお送りしました。
求職者のお住まいの地域から医院までのおおよその時間を記載するなどの工夫をして、テンプレートの文章にならないようにするといった、先輩事務長からのアドバイスを参考にしながら取り組みました。
求人にはスタッフさんや医院の写真も掲載するのですが、より求職者の目に留まるようにPowerPointを用いて複数の写真を組み合わせたり、医院様のイメージカラーで装飾したり、キャッチフレーズを挿入してデザイン性を高めた1枚の画像を作成いたしました。
求人サイトにはたくさんの求人があるため、求職者をいかに視覚的に惹きつけられるかということは、非常に重要なポイントであるということを学びました。
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9月
— September —
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入社して6ヶ月目が終了いたしました。
9月は、自社サービス「Mr.歯科事務長」のサービス内容を先輩の前で発表するプレゼンを行いました。
お客様である院長先生に向けて発表するという想定で、7分間を使い、Mr.歯科事務長サービスが誕生した理由、サービスの魅力、サービスを利用する価値について発表いたしました。
7分間という限られた時間のなかで、Mr.歯科事務長サービスを理解し、利用したいと思っていただくためには、何を伝えれば良いかということを模索しながら、プレゼンの内容を何度も修正し、発表の練習を重ねました。
大勢の先輩事務長の前で発表を行ったため、非常に緊張しましたが、しっかりと準備を行ってきたので、自信をもって発表をすることができました。
発表に向けて全力で取り組み、無事に成功させることができたことは、大変嬉しかったです。また、今回のサービスプレゼンを通して、自分自身のMr.歯科事務長サービスに対する理解が深まり、大変貴重な機会となりました。
9月も終わり、入社して半年が経過いたしました。まだまだ、分からないことばかりですが、入社当初の右も左もわからなかった頃に比べると、少しずつですが成長していると感じます。まずは一つひとつ、できることを増やしていき、自信につなげていきたいと思います。
取り組んだことや印象的だった仕事を一部ご紹介します。
ホワイトニングを行う際に、患者さんにご署名をいただく、同意書の作成を行いました。
もともと使用されていた同意書は、白黒で装飾のないシンプルなものであったため、医院様の雰囲気に合わせて、新しく同意書を作成いたしました。デザインは一から考えるのではなく、先輩事務長が今まで作ってきた制作物を参考にしながら、同じようなテイストになるように作成いたしました。
医院様のイメージに沿ったフォントやカラー、装飾の系統などを、ある程度設定しておくことで、統一感のある制作物ができるということを学びました。
研修課題として、求人原稿を作成するうえで必要な情報を院長にヒアリングし、まとめておくためのヒアリングシートを作成いたしました。ヒアリング事項を一枚の表にまとめておくことで、表を見れば必要な情報が分かるため、その都度情報を調べる必要がなく、非常に利便性の高いものであると感じました。
今後、求人票を作成する際には、こちらのヒアリングシートを活用していきたいと思います。
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10月
— October —
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入社して7ヶ月目が終了いたしました。
10月は、渉外対応や労務関連など、新しい業務を経験させていただく機会が多くありました。
また、依頼していただくタスクも以前より増えてきたため、抜け・漏れなく期日までに終わらせることができるように、先輩事務長から教えていただいたタスクを管理するためのリストを作成して、スケジュールを管理するようになりました。
少しずつですが、入社当初に比べて、行うことができるようになった業務や、この仕事はどういったものなのか、何に関係しているのかといったことが理解できるようになってきたと感じております。
まだまだ、自分一人では仕事を完結することはできませんが、先輩事務長の仕事から、色々なことを吸収させていただきながら成長していきたいと思います。
また10月は、4年に一度開催される、「ワールドデンタルショー」という歯科業界でも最大級規模の最新医機器や材料、サービスなどが一堂に展示されるイベントに出展し、私も説明員として参加させていただきました。
約300社もの企業が出展されているということもあり、非常に迫力があり、会場は活気にあふれていました。
説明員として、実際にお客さまへサービスの説明をすることはなかなか難しいと感じる場面が多くありましたが、非常に貴重な経験となりました。
取り組んだことや印象的だった仕事を一部ご紹介します。
就職フェアに出展される医院様が、出展ブースで使用するタペストリーやテーブルクロス、椅子カバーの発注を行いました。院長がイメージしているようなデザインをまずラフ案として作成し、業者の方へ提出いたしました。その後、ラフ案をもとにデザインをしていただくよう、メールや電話でデザインの詳細をお伝えしながら進めていきました。
初めての渉外対応ということもあり、なかなか難しいと感じた場面もありましたが、先輩事務長にフォローしていただきながら進めていくことができました。
社労士さんが、給与計算をするうえで必要な、スタッフさんの勤怠データ(タイムカード)を、レコーダから抽出し、出勤時間・退勤時間・時間外労働の時間などをExcelに入力いたしました。
こういった給与に関わってくる業務は、ミスがあると給与支払いに遅れがでてしまう可能性もある重要な業務であるため、ミスが無いように何度も確認しながら、慎重に入力を進めていきました。
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11月
— November —
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入社して8ヶ月目が終了いたしました。
11月は、MOCALの期首の月となっています。私は4月に入社したので、13期の途中から働いていることになります。
今回は、社員研修&旅行のなかで、14期のkick off MTGに参加させていただきました。kick off MTGでは、会長・社長より、この1年間で、会社が何を目指していくのか、どのような組織になっていくのか、どのようにお客様に貢献していくのかということお話いただきました。
改めて、会社が大きく発展していこうとしている変革期にあるということを実感し、自分自身も早く、会社に貢献できる人材へと成長していきたいと感じました。
また、kick off MTG参加後には、食事会にも参加させていただきました。普段は、月に数回しか先輩事務長の皆さんとお会いすることができないため、今回の食事会を通して、先輩方と楽しく交流させていただくことができ、大変嬉しい思い出となりました。
14期が始まり、自分自身も、14期の目標を立てさせていただきましたので、この1年間を通してしっかりと目標に向かって成長・向上していけるよう、日々精進していきたいと思います。
取り組んだことや印象的だった仕事を一部ご紹介します。
担当している医院様の、公式YouTubeにアップする動画の編集とサムネイル作成等を行いました。
本格的な動画編集の経験は今までありませんでしたが、動画編集アプリを使用することで、比較的簡単な操作で、動画編集を進めることができております。
現代は、SNSやソーシャルメディアを活用したマーケティングが主流となってきておりますので、医院様のアピールにつながるように引き続き、動画編集やサムネイル作成を行ってまいります。
歯科衛生士さんや歯科助手さんが、普段発注を行っている物販(ex.歯ブラシ、歯磨き粉等)の一覧表を作成いたしました。今までは、気づいた方がそれぞれの感覚で発注を行っていたとのことですが、発注するタイミングや発注品をしっかりと一覧表にまとめることで、抜け・漏れやミスを防ぐことにつながると感じました。
事務長の仕事は、院長先生のご要望を形にするということがメインにはなりますが、今回のように、スタッフさんのご要望を形にするということもあります。
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12月
— December —
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入社して9ヶ月目が終了いたしました。
12月に入り、担当させていただく医院様も増え、院長先生とのお打合せから始まり、実際に業務を行い、それを形にし、ご報告するという事務長の仕事の流れが段々とつかめてきました。
また、担当先が増えることに比例して、今まで以上に「時間」や「タスク」の管理、優先度の明確化など、「仕事の仕方」というもう一歩進んだ自己課題の重要性を実感いたしました。
担当先が増えれば、必然的にタスクの量も増えていきます。複数のタスクを、抜け・漏れが無いようにチェックリストなどを活用して管理することや、納期に合わせて、取り組むタスクのスケジュールを考えるなどの工夫をしております。
常にゆとりをもって仕事を進めていけるよう、「時間」や「タスク」の管理といった基礎を徹底していきたいと思います。
2023年は、社会人としても事務長としても、ゼロからのスタートで、仕事の難しさに思い悩むこともありましたが、多くの先輩方に支えていただきながら、お客様へ少しでも親に立てるサービスの提供ができるよう一歩一歩前進することができました。
2024年も、より一層良い仕事ができるよう精進してまいります。
※懇親会の様子もご覧ください
取り組んだことや印象的だった仕事を一部ご紹介します。
医院見学にいらっしゃった求職者の方にお見せする、医院紹介のスライドを作成いたしました。
昨今、多くの業界で人手不足が問題になっておりますが、歯科業界でも、採用が課題となっております。
そのため、医院に興味をもっていただいた方を、少しでも採用に繋げていけるかということが重要になってきます。より医院を知っていただくためにも、求職者の方が医院見学に来た際に、こうしたスライドを活用することは非常に重要であると感じました。
Googleの口コミに対する返信文を、いくつかテンプレートとして作成いたしました。Googleの口コミには、評価(★1~5)と文章を書くことができますので、低評価・中評価・高評価別に、返信文を考えました。
現代では、Googleの口コミをチェックして、歯科医院を決めるという患者さんも少なくないため、口コミに対してしっかりと返信を行うことで、医院に対する信頼度も変わってくるのだと感じました。
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1月
— January —
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入社して10ヶ月目が終了いたしました。
1月は、2024年新卒入社の方々の内定式が、MOCALグループ合同で開催されました。1年前は、自分自身も内定者として参加していたと思うと、時の流れの速さに驚かされます。当時は、期待や不安、そして緊張で胸がいっぱいだったことを今でもよく覚えています。
実際に、私も新卒でMOCAL株式会社に入社し、入社当初は右も左も分からない状態でしたが、この10か月間を通して、総務・秘書プランの業務への理解が深まり、できることも少しずつ増えてきたと実感しております。この10か月間は、上手くいくことばかりではありませんでしたが、たくさんの先輩方に支えていただきながら走り続けることができました。4月には、自分自身も先輩という立場になりますので、その際に、少しでも後輩の皆さんをサポートすることができるよう、今まで以上に精進していきたいと思います。
私自身もそうでしたが、社会人になるということに漠然とした不安を抱えている方もいらっしゃるかと思います。ただ、MOCALでは、たくさんの先輩方が皆さんをサポートしてくれますし、社会人生活は、様々な経験を通して、学生の頃よりもはるかに人として成長していくことができる、とてもやりがいのある時間です。ぜひ、前向きに捉えて、社会人への一歩を踏み出してください!
取り組んだことや印象的だった仕事を一部ご紹介します。
歯科医院では、保険診療と自費診療があり、自費診療では売上や契約件数などに応じてスタッフさんに報酬(インセンティブ)を支給している医院様もあります。
今回は、インセンティブを支給するにあたり、スタッフさんの実績を集計し実績に応じた報酬金額を計算いたしました。こちらは、給与面に関わる部分なので、間違いがないように慎重に確認しながら進めていきました。
歯科医院の採用では主にグッピーやジョブメドレーといった求人サイトを通して求職者様とコンタクトを取っており、医院見学や面接を希望される方とのやり取りもこのサイト上で行います。
医院見学や面接を希望される方に対して、日程や当日の持ち物についてご連絡させていただくことはもちろんですが、それ以外にも、前日に面接のリマインドメッセージをお送りするようにしております。
先輩事務長からは、面接を延期・中止するリスクを少しでも減らすことが出来るため、非常に重要な業務であると教えていただきました。
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2月
— February —
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入社して11ヶ月目が終了いたしました。
2月は、今まで以上に、仕事へのやりがいや楽しさを感じることができた1ヶ月でした。
特に印象的だったことは、複数のスタッフさんが辞めてしまうため、人手が足りなくなってしまうという課題をお持ちだった医院様でのエピソードです。
人が足りないという課題に対して、先輩事務長にもアドバイスをいただきながら、掲載している求人情報や写真を修正したり、求人サイトに登録されている「お客様医院の付近にお住まいの求職者」にスカウトメッセージをお送りするなど、応募を集める施策を継続的に行いました。
その結果、見学や面接に来てくださる方が増え、スタッフが足りないという危機的な状況を無事に回避することができました。院長先生からは、「本当に助かりました!ありがとうございます。」とのお言葉をいただき、大変嬉しく感じたとともに、Mr.歯科事務長の仕事の「やりがい」や「楽しさ・充実感」というものを実感することができました。
入社当時よりも色々な経験ができ、慣れた一面もありますが、まだ不安や緊張感は大きく感じています。でも、未熟ながらもお客様のお役に立てることは何かを考え、より良い仕事や喜んでいただける仕事をご提供できるよう努めてまいります。
取り組んだことや印象的だった仕事を一部ご紹介します。
新たなお客様を受注できる体制が整ったこともあり、以前にお問い合わせがあった医院様に向けてお送りするダイレクトメールを、2チームに分かれて封入いたしました。
かなりの数があり、みんなで同じ作業をするのではなく、役割分担をして効率的にオフィス勤務の皆さんと協力・連携しながら進めていきました。
こんなところにも、アウトソーシング事務長の業務で培った「工夫・智慧」を活かしながら診療以外で、お困りごとや課題を抱えている医院様は、実際にたくさんあるかと思います。ぜひ、そうした歯科医院様のサポートをさせていただきたいという思いを込めて、封入・発送作業をさせていただきました。
患者さまに対して、現在どのような治療を行っているのか、また、今後どのような治療が必要なのかということをご説明する、治療説明資料を作成いたしました。
多くの患者さまは、歯の知識についてあまりよく分からないというケースが多いと思います。安心して医院に通っていただくためにも、より良い治療を選択していただくためにも、資料を活用しながら治療についてご説明させていただくことは非常に大切なことであると感じました。
実際に、矯正治療を行った患者様のお口をかたどった症例模型の撮影を行いました。一眼レフで撮影した経験はほとんどありませんでしたが、あまり苦手意識をもたず、まずは先輩事務長にレクチャーいただいたことを基に、チャレンジさせていただきました。
総務・秘書プランでは、書類対応や採用関係、制作系などの業務がメインにはなってきますが、医院様のニーズによっては、今回のような撮影等の業務を行うこともあります。
そういった意味でも、総務・秘書プランでは、幅広い業務を経験することができ、自分自身の弱みや強みなども把握しやすいと実感いたしました。
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3月
— March —
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入社して12ヶ月目が終了いたしました。
昨年の4月に入社してから、毎月こちらのコラムを更新しておりましたが、今月でもう12回目となりました。入社して1年が経ち、振り返ると様々なことがありましたが、この1年間での一つひとつの経験が、自分自身を成長させてくれたと強く実感しております。
この一年を通して、できなかったことが少しずつ「できる」に変わってきたことや、院長先生やスタッフさんから直接依頼をしていただけるようになったこと、院長先生やスタッフさんから感謝のお言葉をいただけたことなど、様々な変化があり、Mr.歯科事務長の仕事へのやりがいを日々感じながら、仕事に取り組ませていただいております。
社会人1年目は、学生の頃とは全く違った世界へと飛び込む、大きな節目であると思います。
新たな世界へ飛び込むことに、少し不安を感じてしまう方もいらっしゃるかと思います。ただ、勇気を振り絞って新たな世界へ飛び込み、自分自身に与えられた目の前の仕事や課題に対して、精一杯取り組むなかで、自分自身でも気づかないうちに成長し、必ず、今までの自分とは違った自分へと成長することができると思います。
不安なことも多いかと思いますが、多くの先輩方も支えてくださいますので、ぜひポジティブな気持ちで、社会人への一歩を踏み出してみてください!
毎月読んでくださりありがとうございました。皆さんにとって、少しでもMOCALの仕事イメージをお届けできましたら幸いです。
取り組んだことや印象的だった仕事を一部ご紹介します。
4月中旬頃に分院をオープンされる担当医院様(オープン前の貴重な写真もご紹介します!)で、内覧会を開催いたします。内覧会の開催にあたり、集患の一環としてInstagramで広告をかけることになり、私が広告用投稿デザインの作成を担当させていただきました。
Canvaという編集ソフトを使用して、全5ページ分のデザインを作成いたしました。多くの方に見ていただけるよう、おしゃれなデザインとなるよう、色合いや書体、画像の配置などを工夫いたしました。また、デザイン面も配慮しつつ、投稿を見た方にしっかりと医院名を認識していただけるよう、全ページに医院名とロゴを配置いたしました。
歯科衛生士さんのユニフォームの調査を行いました。「歯科衛生士 ユニフォーム」と調べると、数多くのユニフォームがでてきますが、その中で、医院様のイメージにあったものや、価格の低いものから、高いものまでをいくつかピックアップして、最終的に院長先生が判断しやすい報告が出来るよう意識して調査を進めていきました。
また、歯科衛生士さんは、20代の方が多く働いていらっしゃるため、より年齢が近い立場として、どのようなユニフォームであれば、仕事へのモチベーションが上がるだろうかといった視点も入れながら調査させていただきました。
MOCALでは、YouTubeで、「Mr.歯科事務長_歯科経営チャンネル」というチャンネルを開設しております。今回は、そこに投稿する動画の編集を担当させていただきました。私が担当している医院様でも、YouTube動画の編集は行っているので、その経験を活かして編集を進めていきました。
現在は、登録者数が1000人を超えておりますが、より多くの方に見ていただきたい、MOCALを知っていただきたいという思いで編集させていただきました。皆さんも、ぜひご覧になってみてください!
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【〜1ヶ月】座学・自主学習にて会社・事務長の概要を理解する | |||
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会社の理解 | 【目標】会社概要を理解する |
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サービスの理解 | 【目標】サービス概要のポイントをアウトプット出来る |
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ビジネスの基本動作 | 【目標】社会人として基本的なビジネス動作を習得する |
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PC操作 | 【目標】基本的なPC操作を理解出来ている |
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社内ルール | ① 申請 | 【目標】提出期限・方法を理解し実践できる・事務長業務を知る |
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② 事務長サービス | 【目標】ルーティンを理解できている |
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【目標】マーケット・業界課題を理解出来ている |
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【〜2ヶ月】同行・座学・自己学習のサイクルで会社・事務長の概要を理解する | |||
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事務⻑同⾏ | 【目標】ビジネスマナーが出来ている |
総務・秘書中⼼の同⾏検討(社内) | |
座学・レクチャー | 【目標】1ヶ月目の概要をチャンクダウンして理解している状態 | 【座学テーマ】
| |
自己学習 |
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【〜3ヶ月】同行・座学・自己学習のサイクル、一部の総務・秘書のタスクを経験する | |||
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総務タスク | 【目標】制作物:簡易的なもの、50点くらいのものができる |
| |
座学・レクチャー | 【目標】1ヶ月目の概要をチャンクダウンして理解している状態 | 【座学テーマ】
| |
自己学習 |
|
【〜6ヶ月】一部の総務秘書タスクを経験する | |||
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総務タスク(業務) | 【目標】制作物:簡易的なもの、70点くらいのものができる |
| |
【目標】渉外:外部業者とのやり取りが出来る |
| ||
座学・レクチャー・自己学習 | (その他総務タスク)
※教育チェックリスト |
【〜9ヶ月】一部の総務秘書タスクに責任を持つ | |||
---|---|---|---|
総務タスク(業務) | 【目標】総務タスクにおいて、一部役割を持っている |
| |
座学・レクチャー・自己学習 | 【目標】総務秘書プラン全般をイメージ出来る |
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【〜12ヶ月】総務秘書のタスク全般の基本動作が出来る | |||
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総務タスク(業務) | 【目標】一部のタスクをチェックが無くても出来る状態になっている | ||
座学・レクチャー・自己学習 |
【〜2年】総務秘書プランのタスクが遂行できる | |||
---|---|---|---|
総務タスク(業務) | 【目標】4〜8稼働程度のタスクを遂行できる | ||
座学・レクチャー・自己学習 |
私たちは真剣に優秀な
人材を求め続けます
人材こそ、無限に成長する資源です。
私たちは優秀な人材を求めます。社会に有益な存在であり続けるために、
自分たちよりも優秀な人材を求めます。