北橋 裕也

Koki Osawa

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4月April

入社して1か月目の所感

入社して１か月目が経過し、社会人としての1歩をようやく踏み出せたと感じております。

入社前は、学生という立場から、社会人という責任の伴う立場になることに不安でいっぱいでしたが、先輩の皆様はとても温かく、快くアドバイスをくださったり、定期的に話を聞いてくださったりしたので不安は解消され、あっという間にひと月が過ぎました。

入社1か月目は、外部でのビジネスマナー研修の受講や、社内でのMOCALの経営理念、サービスの魅力や価値、各サービスプランの概要、事務長のルーティーンなどの多くの座学研修をしていただきました。

他にもMOCALのこれまでの歴史や、今までほとんど触れてこなかった歯科用語の学習、先輩事務長がどういった念いで仕事をされているのかを学びました。

座学研修では主に、「MOCALのサービス価値とプラン」について学ばせていただきました。
その中で、MOCALが提供する価値や使命について、自分なりに考えていましたが、お客様が何に対して悩み、何を求めているのかを理解し、解決に向けたサポートを行っていくことがMOCALのサービス価値の一つであると気づきました。

求められるレベルはとても高いですが、まずは自分にできることをコツコツと積み重ね、謙虚に日々の業務を行っていきたいと思います。

今後の目標

5月から実際に、お客様のもとに伺う同行研修が始まります。
実際の雰囲気などわからない事ばかりで、緊張しておりますが、今できないことをネガティブにとらえるのではなく、自分にとっての伸びしろであり、沢山成長していけると、ポジティブにとらえていきたいと思います。

まだ社会人としての道を歩み始めたばかりで、右も左もわかりませんが、一人前の事務長に成長していけるようにがんばりたいと思います！

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5月May

初めてのお客様同行

入社して2か月が経ち、実際に先輩に同行して医院様を訪問いたしました。
初めての訪問はとても緊張しましたが、先輩事務長がサポートしてくださり、適度な緊張感をもって医院様に訪問することができました。

同行訪問での先輩事務長の仕事を拝見して一番に感じたことは、「経営者に寄り添える事務長」として取り組まれているということです。
入社前の「事務長」という言葉に対するイメージは、漠然としていて「事務作業を専門とする役割」というものでした。

しかし、実際に先輩事務長の仕事を拝見してイメージが覆されました。
もちろん事務作業もされていらっしゃいましたが、マネジメントから経営の相談まで幅広い業務を行われていて、ただの「事務作業を専門とする役割」ではなく、孤独な経営者に寄り添い、お支えし、院長の貴重な時間を活かすことのできる「パートナー」として、MOCALの事務長は価値を提供していることを実感いたしました。
実際に院長とのお打合せに同席させていただいた際も、院長が先輩事務長に信頼を置かれていると感じました。

また、先輩事務長の皆様が、医院様を良い方向へ一緒に進んでいきたい！発展していきたい！と、本気で願って全身全霊で仕事に取り組まれているお姿を拝見できたことで、まだ、入社して1か月の新人ですが、改めてMOCALに入社出来てよかったと感じました。

精進を忘れずに、発展に貢献できる人材の一人になれるように成長していきます。

実際に行った業務例

実際に訪問医院様にて行った業務を記載させていただきます。

制作物

• 歯科衛生士求人票作成
• 受付電話対応用メモの作成

渉外

• 業者へ複合機についての電話確認

渉外

• 消毒室用のモニター調査
• 複合機のスキャン設定
• スタッフMTGの撮影

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6月Jun

3か月目を終えて

入社して3か月目が終了いたしました。
6月は引き続き、5月から開始した先輩事務長との同行訪問や、同行医院様のタスク対応、自己学習に取り組みました。

5月に比べ、医院様で使用する資料の作成や訪問先のタスクの持ち帰りタスクなど、実践の場が増えてまいりました。
上長への報連相や仕事の段取りの仕方・目的を明確化するなど、改善していかなければいけないところはありますが、先輩事務長の皆様や新卒で入られた先輩方が丁寧に業務のやり方を教えてくださるので、少しずつですが対応できるようになってきました。

また、社内での業務や医院様への訪問にも慣れてきて、先輩事務長がどんな目的で動いているのか、医院様で飛び交う用語は何を意味しているのか等、周りの動きを少しずつ見ることが出来るようになってきましたが、それと同時に分からないことも増えてきました。
分からないことについては、そのままにするのではなく自分なりに調べ、それでも分からなければ、先輩事務長にお尋ねし、理解を深めていければと思います。

改めてこの3か月を振り返ると、入社時よりも確実に社会人として出来ることが増えてきているなと感じます。
それは自分の力ではなく、先輩事務長の皆様が、新人を一人前の事務長に育て上げようと教育に力を入れてくださっているおかげだと思います。
今後も恵まれた環境にいることに甘んじず、精進を続けてまいります。

実際に行った業務例

6月に実際に行った業務を一部、ご紹介させていただきます

求人票の作成

同行先の医院様にて、新卒の歯科衛生士を募集するために作成いたしました。
求人条件を記入・送付状の作成・封筒への宛名記入を行いましたが、医院様の事務担当として歯科の大学・専門学校に送付するので、丁寧な作業を心掛けました。
また、先輩事務長からはフォントサイズや半角全角などの統一にまでしっかりと気を遣うようにとアドバイスをいただきました。

求人サイトのキャッチ画像の作成

医療・介護・福祉に特化した求人サイトである『グッピー』、『ジョブメドレー』に掲載するキャッチ画像の作成を行いました。
工夫した点としては、求職者が興味を持っていただけるようデザイン・色見・キャッチコピーを表現するように取り組みました。
先輩事務長からは、デザインをすることが目的ではく、求職者の方々に医院様のコンセプトが伝わり、働いてみたいと思ってもらえるような画像の作成を心掛けることが必要であるとアドバイスいただきました。

その他

• 医院様のMTGの写真・動画撮影
• Googleクチコミ作成
• 院長先生・スタッフさんの面談の文字起こし作成

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7月July

4か月目を終えて

入社して4か月が経過いたしました。
先月に引き続き、週に１～2回先輩事務長の担当されている医院様に同行訪問をさせていただきながら業務を行いました。
今月の業務を振り返ってみて、特に感じたことは、Mr.歯科事務長の仕事は、院長先生・スタッフさんのお時間を本来業務に活かしていただくことを「価値」として提供しているのだということです。

先輩事務長から、院長やスタッフさんでなくてもできる仕事を自分たちが請け負うことで、その価値が生まれていくことを教えていただきました。
院長先生が行うのではなく私たちが行うことで、空いた時間で、院長先生しかできない、お仕事に取り組んでいただくことが出来るようになります。

医院様の訪問を通じて、MOCALで働いている先輩事務長は全員が、担当した医院様が発展するためのお手伝いをしたいと考え、日々仕事をされていることも改めて実感することが出来ました。
そんな先輩方と一緒に仕事ができることが誇らしいですし、自分も早く院長先生のサポートをしていける事務長に成長したいと感じています。

また、母校の企業説明会にサポートとして参加いたしました。主に、説明会の設営や就活生へのお声がけをさせていただきましたが、MOCALの「Mr.歯科事務長」とは、どんな仕事をするのかを一言で説明するのがとても難しいと感じました。

そのような中でも自分が就活生の時に知りたかったMOCALの仕事内容をかみ砕いてお話するなど、自分なりの工夫をしたことで、3名程の方に参加していただくことが出来ました。
冬にも企業説明会がございますので、今回の経験を生かして、より多くの方に参加していただけるようになればと思います。

その他、業務外では先輩事務長が交流できる機会を設けてくださり、野球観戦に行ってまいりました。

実際に行った業務例

7月に実際に行った業務を一部、ご紹介させていただきます

ポータルサイトへの医院情報掲載依頼

医院様の周知を目的として、歯科情報サイトやおすすめ歯科医院のまとめサイトへ、医院情報の掲載を依頼するタスクを行いました。
主にメールや電話での渉外を行い、どのような文章であれば失礼がないか、何を伝えるべきなのかを考えながら取り組みました。

求人の新規応募者の確認

医療や介護の求人サイト「グッピー」や「ジョブメドレー」で掲載されている、医院様の求人に新しく応募してきた求職者の確認を、定常業務として行っております。
今後、医院様の採用を行っていくうえで、求人サイトを使うことが増えてきますので、基本的な操作をしっかり覚えることを意識して取り組みました。

その他

• 医院様の月ごとの患者数の集計
• 医院様のMTGの写真・動画撮影
• スタッフさんの業務の文字起こし・リスト化
• PCの冷却ファンの点検

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8月August

5か月目を終えて

入社して5か月が経過いたしました。

8月は、医院様の訪問のなかで任せていただける業務が増え始めてきたと感じました。
この5ヶ月で15回以上訪問させていただいている医院様もあり、スタッフさんとの交流や、院長先生とお話を少しずつ出来るようになってきました。
まだ至らぬことも多いですが、医院様でご依頼いただいた業務を調査から完了まで行うこともできるようにもなってきました。
今はアシスタントという立場ですが、一人前の事務長としてサポートできるように、一つ一つの業務を丁寧に行ってまいります。

また、お盆休みがあり、長い休みを頂きました。
休みの中で、一番感じたことはスイッチをON/OFFすることの大切さでした。
学生の頃は夏休みや春休みなど、長期休みがあることが当たり前でしたし、休み明けも授業の日程が決まっていたので、スイッチの切り替えをあまり意識しなくても、大きな問題はありませんでした。
しかし、社会人は仕事のスケジュールは自分で行うことが必要です。
学生との大きな違いは自分の行動に責任を持つ必要が出てくるところかと思うので、休みの中でも仕事のエンジンを少し吹かしつつ（仕事関係の本を読む、休み明けの仕事スケジュールを立てる等）、休み明けにすぐに仕事が出来るよう切り替え準備をすることが、大切だと感じました。

来月で入社半年目となりますので、MOCALに入社して何が変わったのかを、皆様にお伝えできればと思います。

実際に行った業務例

8月に実際に行った業務を一部、ご紹介させていただきます

ハローワークインターネットサービスへの求人掲載

医院様の求人募集として、ハローワークへの求人の掲載作業を行い、給料や勤務時間、休暇などを正確に記載することの重要性を学びました。
採用は医院様にとってとても大切な業務ですので、どのような内容にすれば人材を集めることに効果があるのかを自分から提案できるようになっていければと思います。

監視カメラの設定

渉外対応として、監視カメラの複数の映像を均等に表示したいというご依頼を頂き、メーカーに問い合わせ、対応方法をお聞きする業務を行いました。
この業務では、医院様のお時間を活かすという目的を忘れずに取り組みました。

その他

• 医院様のMTGの議事録作成
• デンタルローンを利用している患者様の集計
• 施設基準の定例報告の作成

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9月September

6か月目を終えて

9月の所感は、MOCALに入社し半年が経ち、自分が成長したなと感じることについてお話させていただければと思います。

一番成長した点は、準備をすることが出来るようになったということです。
日常生活でも準備をすることは大切ですが、仕事でも準備はとても大切です。
私達の行っている仕事は、お客様の求めるもの、状況によって判断を行うとても難しい仕事です。
だからこそ準備を念入りに行うことにより余裕をもって対応することが出来ます。

私は3か月ほど前に先輩事務長の担当医院様に同行した際、準備が出来ていなかったためにある失敗をしてしまいました。
それは、当日の業務を当日に聞いて対応したため、その業務に時間を取られて、結局その日はほとんど業務が進まなかったという失敗です。
前日までに内容の把握をして準備をしておけば、もっと早く終わりましたし、空いた時間分他の業務を行うことが出来たはずです。

今は、まだ及ばぬ点も多く、準備が足りないこともありますが、意識として動くときには、事前の動きを想定して、準備をしています。
（例：訪問に同行する際には同行する事務長に事前にお打合せのお時間を頂き、当日行う業務や自分が担当する業務について把握するようにするなど）
すると、心に余裕が出来、落ち着いて対処できるようになりました。

この失敗を通じて、準備の大切さを実感いたしました。
まだまだ先輩方にお手数をおかけしてばかりですが、着実に成長してまいります。

また今月は、「Mr.歯科事務長アワード」という年1回の社内イベントが開催されました。
自身の医院での努力や成果を仲間に知ってもらい、評価やアドバイスをもらうことでより良いサービスと成長の機会にすること。お互いの健闘を祝福することが目的です。（私は入社前このアワードをみて、MOCALへの応募を決意いたしました）
新卒はまだ自分の担当医院がないため、MOCALの提供しているサービスのプレゼンを行いました。実際にサービスの使用を検討しているお客様の前でお話することを想像して発表いたしました。
このプレゼンを通じて、MOCALのサービスについて理解を深めることが出来ました。

実際に行った業務例

9月に実際に行った業務を一部、ご紹介させていただきます

業務マップの作成

要る業務と要らない業務・部署や担当する人の変更などのために、医院内でスタッフの方が行っている業務を「見える化」して付箋に文字起こしする業務を行いました。
数百個ある業務を文字起こしするという地道な作業ですが、スタッフのみなさまの負担を減らすことが出来るように、目的を認識しながら行いました。

診療実績の集計

分析や今後の施策を考える指標として使用するために医院様の8月分の売上を集計いたしました。
業務自体は表に数字を埋め込むだけの簡単な業務のように聞こえますが、数値のズレ・不明記などがあった場合、正確な業務の分析を行えなくなるので、責任感・緊張感を持ち、丁寧に確認を行いました。
ただ集計するのではなく、どんな特徴を持っているか等、自分なりに分析しながら業務を行いました。

その他

• クレジットカード読み取り機の増設依頼（渉外）
• 掲載されている求人情報の修正
• 歯科衛生士学校へ実習先施設登録の書類を記入

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10月October

7か月目を終えて

入社して7か月が経過いたしました。

10月は採用業務の経験を積むことが出来ました。
先輩事務長の担当医院様タスクとして求人掲載業務を行ったのですが、今回初めて1から求人を作成いたしました。
給与・休日・福利厚生などは、医院で決まったものがありますので、正確に間違いがないように記入することを意識し、求職者へのアピールは、事前に院長の大切にされているコンセプトや理念、働いている人の特徴を調査し、院長はどんな人を募集したいのか、どのような目的で求人を行うのかを意識して作成しました。

採用業務という医院様の業績にも影響するような責任の伴う業務を行う経験をすることが出来ました。

まだ医院様から直接的にタスクをいただくことはなく、先輩や上長から間接的にタスクを頂くのですが、ご依頼いただいた院長のお求めになられている部分を考えながらタスクを行っていくことを今後も大切にしていきたいと思います。

また、社内イベントとして歯科繁栄会が行われました。
MOCALのユーザー様を中心にしたイベントで、実際に歯科医院で活躍されている院長先生をゲスト講師としてお呼びし、情報交流を行うことを目的としています。
私は運営をして参加し、事前準備や当日の設営、誘導などのお手伝いをさせていただきました。
歯科繁栄会に参加するのは2回目で、1回目は入社したての時に参加いたしましたが、そのときよりも理解できることが確実に増えていて成長を感じることが出来ました。

仕事にも、社会人生活にも慣れてきたので、油断しないように毎日謙虚に学びや経験を積み重ねてまいります。

実際に行った業務例

10月に実際に行った業務を一部、ご紹介させていただきます

医療機関等物価高騰対応支援金の申請

医療機関用の支援金の申請を行いました。
必要な書類や情報を確認し、間違いのないように記入することを意識いたしました。
特に振込先の指定等で医院様の口座番号の記入が必要でしたので再診の注意を払い業務を行いました。

歯科経営出版CD・DVDの棚卸し

MOCALは歯科の事務長サービスだけでなく、出版業も行っており、成功している院長先生の歯科経営のエッセンスをまとめたCD・DVDを販売しています。

今月はMOCALの決算月ですので、在庫確認のためCD・DVDの棚卸しを行いました。
抜け漏れ等がないように、2重、3重とチェックをして棚卸しを行うことができたと思います。

お客様先の業務だけでなく社内業務も行いますので、優先順位を付けながらも丁寧に取り組む重要性を学ぶことが出来ました。

その他

• 医療事務・受付の求人の掲載
• 新卒の方へ医院見学・面接のスカウトメールを送信
• 監視カメラの録画確認のマニュアル作成

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11月November

8か月目を終えて

入社して8か月が経過いたしました。

11月は、院長先生と直接やり取りをする機会を頂けるようになったと感じています。

今までは、先輩から医院様の業務を頂いて、先輩に報告するという間接的なやり取りでしたが、院長先生・スタッフさんに報告することが出来るようになったことで、一人前になるための道を少しづつですが進めていると感じます。

まだまだ至らない事は多いのですが、目に見える形で出来ることが増えてくると、とても嬉しいですし、早く医院様のお役に立てるようになりたいと強く感じ、この仕事のやりがいや楽しさが分かってきました。

油断せず、今後も真剣に業務を行っていければと思います！

また、今月は社員旅行で奈良県に行ってまいりました。
会社の期首の月ですので、15期のKick Off MTGが社員旅行の中で行われ、会長・社長から今期の取り組みや、さらなる発展のために会社が何を目指しどのような組織になっていくのかというお話を頂きました。
改めて、志が高く、全員で一致団結して大きな成功を掴んでいく会社であることが分かり、私も会社に貢献できる人材に成長していきたいと感じました。

食事会では月に数回しかお会いできない社員の皆様とお話しでき、思い出に残るとても楽しい社員旅行・Kick Off MTGとなりました。

実際に行った業務例

11月に実際に行った業務を一部、ご紹介させていただきます

患者用書類の補充管理

医院にて患者様にお渡しする書類の印刷・補充の管理を定常業務として行っております。
在庫の適正枚数を把握することが目的ですので、何枚補充して、何枚減ったのかを確認し、抜け漏れがないように丁寧に確認することを意識しています。
手間や時間のかかる業務を医院様の代わりに行って、負担を減らし、効率化していくことがMOCALの仕事で重要な部分ですので、今後もこの部分を忘れないように仕事に取り組んでまいります。

Kick Off MTGの動画編集

10月の所感にてお話していますが、社内業務も行っております。
今回はKick Off MTGの録画データを編集する業務を行い、会社の公式YouTubeに限定公開を行うというところまで取り掛かりました。
こうした社内業務はお客様先の業務の練習にもなりますし、経験の一つとなりますので今後も真剣に取り組んでまいります。

その他

• 監視カメラの録画確認マニュアルの作成
• 社員名簿の作成
• 業者の一覧表（電話帳）の作成

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