事務長職の仕事内容とは

業界初のアウトソーシング事務長サービス

「Mr.歯科事務長サービス」事務長の仕事とは?

一人の事務長が5件前後のクライアント(契約医院)を担当し、月2回~週1回の頻度でクライアント医院に訪問して、経営実務サポートを行います。


具体的な仕事内容は?

医院の経営課題から施策を立案、また具体的な業務指示を受け、実務を進めて行きます。


事務長の等級による主な仕事内容

業績向上サポート 医院の業績向上を実現するための施策を立案・実行します。
マーケティング業務(HPの改善、リスティング広告の運用、広告宣伝等)
院内の診療システム構築サポート(スタッフと協働して診療システムを構築)
人事マネジメント
サポート
院長とスタッフの橋渡しとなり院内のコミュニケーションを円滑化します。
面談によるスタッフ教育
採用や教育の仕組み構築(採用サイト、採用媒体管理、マニュアルや評価システム)
ミーティングによる院内改善PDCAサイクルの運用
総務・秘書サポート 労務や経理などの総務秘書的業務全般を院長の指示のもと実行します。
院内ツールの作成(リコールハガキ、ニュースレター、説明ツール、POP作成)
総務関連の業務(給与計算、入退職の手続き、忘年会の手配、データ集計等)
行政関連手続き、渉外

クライアントから見た事務長活用のメリット「2015年お客様満足調査から」

当院はスタッフの数が多く、スタッフ管理で悩んでいました。

事務長がいらっしゃってから少しずつ「院長」「事務長」 「スタッフ」のつながりが、うまく軌道に乗ってきていると思います。経営者には、スタッフが本音を言うのが難しいことも承知していましたが、事務長に対しては話してくれる子が多く、様々な情報を知ることができるようになりました。 常にスタッフ対応が後手になっていたものが、場合によって先手を打てるようにもなり、スタッフのストレスも軽減したと思います。事務長のコミュニケーション能力に感謝しています。事務長のお人柄が素晴らしく、御社に相談をして良かったと思います。



事務長に来て頂いて本当に医院の管理や運営が整理でき、問題や課題が抽出しやすくなりました。

また、経営方針やグループ全体の方向性なども相談させてもらったり良きアドバイザーとしても頼りになっています。 今後ともよろしくお願いいたします。いつもありがとうございます。



事務長に来て頂いてから、はるかに事務仕事が進行するようになりました。

自分一人では滞っていた仕事もはかどりますし、自分以上の仕事をして下さるのでとても助かっています。自分の中では、仕事に対する相談や思いなどお話しでき、アドバイスいただけるのが何より有り難く感謝しております。  また、今までつながりのなかった先生方とも知り合いになれたり、色々な先生とお話しができるようになったのも事務長の  おかげです。今後とも末永くおつきあいさせていただきたいと思っています。よろしくお願いいたします。



こちらからの様々な依頼に対し、期待以上の成果を出す形で応えていただいております。

また、医院に対する多くの前向きな提案も出してもらっており大変心強く感じています。まだ未熟な点が多く  手を煩わしてしまうことと思いますが、どうぞよろしくお願いいたします。


  

事務長1日のスケジュール

事務長の代表的な1日のスケジュールです。(基本的には直行直帰が多くなります)


院長と当日の軽い打合せ 10:00 医院訪問

通常は、当月の業務スケジュールを立てて業務を行いますが、メール・FAXなどによる業務指示や、当日の急ぎの仕事など、柔軟に対応します。

院内での業務 10:00~13:00

院長室やスタッフルーム、事務室などで業務を行います。
現場では主に、ツール・書類作成や調査、手続きや購買の総務業務、ホームページコンテンツの充実や広告などのマーケティング業務が大半を占めます。

ミーティングや打合せ 13:00~14:00

仕事の指示やレビュー・決裁のための打合せ、または戦略や戦術実施のためのミーティングを行います。
スタッフを交えてのランチミーティングや院長とランチをしながらの打合せも多くあります。

成果物や報告書の提出 14:00~15:00

その日の成果物や報告内容などをまとめます。ランチミーティングに新たに指示された業務は、急ぎであればここで行い、急ぎでなければ、業務スケジュールに組み込みます。本日の「業務報告」をメールで行い、退席します。(お疲れ様でした!)


午後の業務パターン(例) 15:00~

  • 2件目の訪問スケジュールがある時には移動してクライアント先に訪問。

  • オフィスにてミーティングや打合せ

  • 自宅にて残務処理や翌日の準備等


事務長1ヵ月のスケジュール

schedule 01
第1月曜日:全社員帰社日

事務長チームのミーティング/情報交流会を行います。


schedule 03
月1回業務進捗ミーティング

上長と担当クライアントの業務進捗の戦略ミーティングを行います。

schedule 02
最終木曜日:事務長勉強会

スキルアップのための勉強会を行います。

schedule 04
2ヵ月に1回程度懇親会を行います。


「Mr.歯科事務長」仕事の魅力

仕事を通じて大きく成長できる

この仕事を通じて「仕事スキルの向上」「人間としての成長」の両方を実感できると思います。
仕事スキルが向上する理由は、責任ある仕事を担当するからです。チームや上司によるバックアップはありますが、担当事務長として現場に行く時は原則1人です。この責任感が仕事能力を磨いてくれます。
人間としての成長とは、より多様な価値観を理解すること、そして高度な見識を持てることだと言えます。事務長には、5医院程度を担当していただくため、さまざまなタイプの経営者と仕事をすることができます。
経営に対処する「思想」や「価値観」は、院長によって違います。
一緒に仕事をすることを通じて、多様な考え方を理解できるようになると共に、経営視点からの考え方が徐々に身についてきます。
経営とは「人やお金、物や時間を活かして成果を上げる」ことですが、このような考え方を身につけることで、自分自身の見識も高くなってくることを実感できると思います。

やりがいがある、仕事の手応えしっかり実感できる

歯科医院の経営規模は、企業ほど大きくないため、自分の行った仕事がどのような結果を生んだのか?「成果」をはっきりと把握できるので、大きな組織で誰の役に立っているのか実感ができない仕事と比べると、直接的に、自分の貢献が実感できます。さらには、私たちの担当する業務の中には「第二領域」と言われる業務が多く含まれています。医院経営の重点課題(業績向上等)に直結した仕事を行うのも大きなやりがいの一つです。

自己の可能性の開発

「Mr.歯科事務長サービス」はまだまだ多くの医院へのサポートが期待されていると共に、事務長の中でも「経営参謀型(コンサル型)」事務長のニーズも多くあります。この仕事に従事する中で、適性のある方には「経営コンサルタントに匹敵する活躍」を行っていただきたいと考えていますし、また事務長を育てる教育部門、事務長をバックアップする社内サポート部門、事務長チームを管理するマネージャーなど、より適性があり、より高いステージでの活躍の場を提供して行きたいと考えています。

転職をお考えの方へ アウトソーシング事務長仕事の魅力

私たちは真剣に優秀な人材を求め続けます

人材こそ、無限に成長する資源です。私たちは優秀な人材を求めます。社会に有益な存在であり続けるために、自分たちよりも優秀な人材を求めます。