アウトソーシング事務長の
仕事とは？

ABOUT OUR WORK

時代が求める
「新しい仕事のカタチ」

「アウトソーシング事務長」
とは？

複数のクライアント医院を担当。
週１回程度訪問しながら、院長の右腕として「院内のマネジメント」や
「事務管理」の側面から医院運営をサポートしていきます。

1事務長ってどんな役割？

マネジメント・事務領域でクリニックを支える「補佐役」です

歯科事務長の役割

＜採用＞

  • 求人媒体管理
  • 応募受付、面接調整
  • 人材紹介会社対応
  • 学校求人票

＜労務＞※社労士と連携

  • 入社書類（雇用契約）
  • 社保加入手続き
  • 育休・労災・有給管理
  • シフト管理、給与計算

＜総務＞

  • ツール等の制作
  • 調査、購買、手配業務
  • 行政手続き等
  • 経営関連のデータ集計

＜広報・広告＞

  • ホームページ運用
  • ブログ、SNS運用
  • 看板、広告関連

＜IT関連＞

  • 社内SNS運用管理
  • メールアドレス発行
  • PC等の購入、修理

＜経理＞※会計士と連携

  • 会計データの整理
  • 各種支払い

クリニックには複数のスタッフが在籍していても、診療に関わる仕事以外は院長が行っていることがほとんどです。また、クリニックの女性スタッフには、企業での実務経験がない方が多く「マネジメント人材」も不足しています。

アウトソーシング事務長は、マネジメント面・事務管理面で院長やクリニック、スタッフを支える「経営・管理領域の補佐役」としての役割を期待されています。

クリニックにとって事務長は「得難い人材」であることと「真摯な仕事による信頼」を積み重ねてきたため、事務方であっても「医院運営の主役」としてリスペクトしていただけるポジションで、仕事に従事しています。

2事務長の仕事内容は？

4つのプランでクリニック様のニーズにお応えしていきます

あなたのこれまでの「経験」や「強み」活かせるプランで、お客様との相性も踏まえて担当をアサインします。

最初からすべての仕事内容に熟知している必要はありません。研修や実務を通じて、対応できる仕事領域を増やしていきましょう。

総務・秘書

総務・秘書

主なニーズ：「事務や雑務を任せて、診療や経営に集中したい」

＜具体的な仕事内容（例）＞

  • 総務関連の業務（経理業務、給与計算、入退職手続き、データ集計等）
  • ツール等の作成（掲示物、パンフレット、SNS投稿画像、動画編集等）
  • 求人対応（求人媒体の管理、スカウトメール、求人票作成、面接日程調整等）
  • 行政関連手続き、調査、発注、連絡調整、各種士業との連携（税理士・社労士）
プロジェクト・マネジメント

プロジェクト・マネジメント

主なニーズ：「院内の仕組みづくり、組織化を進めたい」

＜具体的な仕事内容（例）＞

  • 面談によるスタッフ教育サポート、コミュニケーション改善
  • 組織運営の仕組み構築（採用フロー構築、人事評価制度、管理フロー構築）
  • PJ活動やミーティングによる院内改善PDCAサイクルの運用
    （キャンセル対策、自費向上、物販、紹介口コミ、環境整備、SNS、採用等）
業績向上

業績向上

主なニーズ：「新患を増やしたい、リコールを増やしたい、自費を増やしたい」

＜具体的な仕事内容（例）＞

  • WEBマーケティングの強化（サイト強化、広告運用、SNS運用、ツール作成）
  • 院内マーケティングの強化（紹介促進、ファン患者づくり、自費増）
経営参謀

経営参謀

主なニーズ：「医院運営や事業拡大について総合的な支援をしてほしい」

＜具体的な仕事内容（例）＞

  • 「プロジェクトマネジメント」と「業績向上」を踏まえた施策の策定と実施
  • 中長期戦略や各種経営判断へのアドバイス
  • 幹部スタッフの育成サポート、組織づくり

3ノウハウとチームワークで「組織的サポート」

医院の担当は原則1名で行いますが、「250医院のサポートで蓄積したノウハウ」を利用でき、「マーケティング」「人事」「マネジメント」「デザイン」「接遇」「カウンセリング」「訪問歯科」「レセプト」「技工」など得意領域を持つ事務長からのアドバイスを社内で受けることができます。

4アウトソーシング事務長マネージャーの仕事の特徴

特徴①事務長それぞれの「経験」や「強み」を活かした医院を担当

前職で「総務・労務」の経験をしてきた、「人事や採用」、「営業職」や「WEBマーケティング」の仕事に従事してきたなど、事務長それぞれの経験や強みが活かせる医院を担当としてアサインします。苦手な領域の業務については、事前レクチャーや社内Q&A、毎月の勉強会を通じて習得をサポートしていきます。

特徴②パートナーとしてリスペクトしていただける

医療業界では、事務方はどこまでいっても主役ではなく、ひどい場合は小間使い、下請けのように扱われることがあります。MOCALのアウトソーシング事務長の仕事は「お客様に深く寄り添うこと」「真摯さ」を信念に取り組んでいるため、事務方であっても「医院運営の主役」としてリスペクトしていただけるポジションで、仕事を行うことができます。

特徴③クリエイティブだからやりがいもMAX

機材やシステムの営業職であればお客様の課題解決に使えるのは「自社商品」のみという制約がありますが、アウトソーシング事務長の仕事には制約がありません。いままで、「もっとこうしたら良いのに！」と思っても提案できなかった改善策を、そのまま提案することができる仕事です。

もちろんクリエイティブであればあるほど、仕事の緊張感も高いのは事実ですが、「お客様のために本当によい解決策」を真剣に考え、成果がでた時に感じる「やりがい」、そして「ありがとう」の言葉は何物にも代えがたい喜びです。

特徴④複数のクライアントと一緒に仕事ができる

アウトソーシング事務長は、複数の院長の補佐役として仕事を行います。これまで自身がビジネスの現場で培った経験やノウハウ、知恵を多くの組織で活かし、貢献することができます。

そして複数の個性の違う経営者と仕事をすることは、エキサイティングで、自己の成長も加速します。

5アウトソーシング事務長マネージャーに求められるスキル

必要スキル

MS Office基本操作各種資料作成（ポスター／ツール／書類等）
コミュニケーションスキル院長・スタッフ・協力会社との打合わせ等
文章作成／デザイン基本スキルメール、報告書、レポート、掲示物の作成
調査・情報収集技術情報検索や情報元への問合せ、書類の読解力
ITスキルプリンタ、インターネット環境等の設定、PCセットアップ

よりレベルの高い仕事をするために必要なスキル

面談／面接スタッフ採用の面接、面談によるスタッフ管理
マーケティング知識業績向上のための施策を提案
マネジメント知識現状の課題抽出や戦略策定、経営計画の検討
顧客マネジメント能力お客様の期待値のコントロール能力
判断能力経営者目線で自ら考え、幹と枝を判別し、判断する能力
MOCALコーポレートサイト
Mr.歯科事務長サイト
MOCAL歯科経営出版
アウトソーシング事務長 クリニックマネージャー

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